資料備份 (data backup) 和資料歸檔 (data archive) 究竟有何差別

資料備份，指的是一份原始資料的複製，它是用來做為資料保護的手段之一，當原始資料因為某種原因遺失或損毀時，備份的資料可以拿來做為資料復原之用；所以資料備份的目的是為了災難復原。
資料歸檔，指的是對一些已經不再、或者是很少被存取的資料，把它從原始的儲存位置移出到其他成本較低的儲存上，並且釋放出原有的儲存空間；所以資料歸檔的目的是為了資料的長期保存以為未來參考之用。
從以上的定義看來，資料備份和資料歸檔因為目的不同而使得這兩種儲存技術存在著根本上的差異。
首先，傳統上備份會以循序的方式把資料「拷貝」到循序存取的媒體，如磁帶上，雖然現在幾乎絕大部份的備份軟體都已經支援使用磁碟儲存做為備份目的，不過，備份軟體依然是以循序的方式寫出資料，這是為了確保不論使用磁碟或磁帶為目的，資料有一致的輸出格式。
而歸檔則是把原始資料「移置」到較低層級的儲存，同時為了加快資料未來提取時的速度，歸檔軟體會以不同於純粹循序的方式來存放資料，並且記錄每一個被歸檔物件的中介資料 (Metadata)。
其次，備份通常會有許多份不同時點、不同等級的資料拷貝來保護資料，因此當要復原一份原始資料時，必須要擁有不同版本的資料拷貝，例如可能要使用最近的一個全備份資料，再加上數個週備份與日備份的資料，才能完成資料的復原。而歸檔是資料儲存位置的移轉，因此在系統中該份（或是為了安全考量而有二至三份的）資料拷貝，是某一時點的完整資料。
第三，備份保護的層級是「檔案」，備份軟體會針對檔案本身的變動狀況來複製資料的內容，以為回復之用，通常這樣的資料複製是以「每日一次」的方式來執行的。歸檔的標的則各有不同，例如，針對電子郵件附件的歸檔系統會即時監控郵件伺服器，並依據事先設定的規則將郵件的附件「移置」到歸檔儲存中，並且在原始的郵件中留下一個指標，指引郵件伺服器到歸檔儲存中去提取資料。
最後，傳統的備份軟體只會有對於備份規則，備份工作和資料映像的關鍵字搜尋功能。而歸檔軟體應該要提供檔案內容、類別或擁有者等條件的檢索搜尋能力。
因此，備份資料並不適合做為歸檔使用。